Khi hoàn thành một tài liệu trong Microsoft Word và muốn gửi cho người khác, tôi thường lưu nó dưới định dạng Portable Document Format (hay viết tắt là PDF). Việc này tạo ra một bản sao được bảo toàn và tương thích rộng rãi của tài liệu, giảm thiểu khả năng phát sinh lỗi hoặc vấn đề trong quá trình chia sẻ. Có hai cách để lưu tài liệu Word dưới dạng PDF. Đầu tiên, bạn có thể nhấn phím F12 để mở hộp thoại “Save As” (Lưu Với Tên Khác), sau đó trong trường “Save As Type” (Kiểu Lưu), chọn “PDF”. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn Ctrl+P để mở tùy chọn in, rồi thay đổi máy in thành “Microsoft Print To PDF” (hoặc một tùy chọn tương tự khác).
1. Đảm Bảo Định Dạng Chính Xác Tuyệt Đối
Lý do chính khiến tôi thường lưu và gửi tài liệu Word dưới dạng PDF là để đảm bảo rằng các font chữ, hình ảnh, bảng biểu và bố cục tổng thể của tài liệu được giữ nguyên. Điều này là do các tài liệu Word khi lưu dưới dạng PDF sẽ được chuyển đổi sang một định dạng tệp có bố cục cố định, nghĩa là chúng xác định và lưu trữ vị trí chính xác của từng đối tượng trên trang.
Giả sử bạn có một tài liệu Word muốn gửi cho người khác qua email. Mặc dù người nhận có thể cũng sử dụng Microsoft Word, nhưng điều này không có nghĩa là họ sẽ thấy trên màn hình của họ chính xác những gì bạn đã tạo, đặc biệt nếu họ đang sử dụng phiên bản chương trình cũ hơn hoặc có ít tính năng và công cụ hơn. Ngược lại, việc lưu và gửi tài liệu dưới dạng PDF làm tăng khả năng bố cục tài liệu được giữ nguyên trong quá trình chuyển từ thiết bị của bạn sang thiết bị của họ.
Hơn nữa, nếu bạn gửi một tài liệu Word có chứa font chữ được nhập khẩu hoặc một kiểu chữ chỉ những người có đăng ký Microsoft 365 mới có thể truy cập, thì nếu người nhận không có font đó trên hệ thống của họ, văn bản sẽ bị thay thế bằng một font khác. Tuy nhiên, vì PDF có xu hướng nhúng các font chữ được sử dụng trong quá trình tạo tài liệu, chúng sẽ vẫn nguyên vẹn bất kể cấu hình của người nhận. Cần lưu ý rằng việc nhúng các font phức tạp hoặc lớn vào tệp PDF có thể làm tăng đáng kể kích thước của tệp.
2. Tương Thích Rộng Rãi Trên Mọi Thiết Bị
Cho đến tháng 7 năm 2008, PDF thuộc sở hữu và kiểm soát của Adobe, điều này có nghĩa là người dùng có thể gặp phải các hạn chế phần mềm hoặc vấn đề tương thích khi mở tệp. Tuy nhiên, kể từ ngày đó, định dạng này đã trở thành một tiêu chuẩn mở, nghĩa là các tệp PDF có thể được đọc bởi bất kỳ ai trên hầu hết mọi thiết bị — từ máy tính xách tay và PC đến điện thoại thông minh và máy tính bảng. Thực tế, hầu hết các thiết bị hiện đại đều đi kèm với các trình đọc PDF miễn phí, tích hợp sẵn.
Nhờ vậy, những ngày mà mọi người phải bực bội trả lời email của tôi để yêu cầu tài liệu Word ở định dạng khác đã qua rồi. Hơn nữa, trong thế giới tốc độ ngày nay, mọi người có thể xem tài liệu Word mà tôi gửi dưới dạng PDF một cách đáng tin cậy khi đang di chuyển mà không phải lo lắng về việc điều hướng giao diện người dùng phức tạp của ứng dụng Microsoft Word trên điện thoại.
Phép thử của tôi để xác định khả năng tương thích của một chương trình hoặc phần mềm là nhờ bố tôi — người (thật may mắn) không quá am hiểu công nghệ — tương tác với nó. Khi tôi gửi cho ông một tài liệu Microsoft Word, ông ấy gặp khó khăn khi mở nó, thấy giao diện quá tải và vô tình thực hiện các thay đổi vào tệp. Tuy nhiên, khi tôi gửi cho ông một tệp PDF, ông ấy có thể mở nó dễ dàng trên cả máy tính bảng và điện thoại di động, điều hướng và phóng to mà không gặp vấn đề gì, và không vô tình chỉnh sửa nội dung. Do đó, có thể nói rằng PDF đã vượt qua bài kiểm tra tương thích này một cách xuất sắc.
3. Bảo Mật và Khóa Nội Dung Hiệu Quả
Mặc dù một số phần mềm cho phép người dùng chỉnh sửa tệp PDF, việc gửi tài liệu dưới định dạng này có nghĩa là nội dung ít có khả năng bị thay đổi hơn so với tài liệu Word. Hơn nữa, nếu một tệp PDF bị chỉnh sửa, nó thường để lại dấu vết chỉnh sửa — như ngày sửa đổi trong siêu dữ liệu — nghĩa là tôi có thể xác định liệu người khác có thực hiện thay đổi nào đối với tệp gốc hay không.
Vì lý do này, PDF rất hữu ích để gửi các tài liệu chính thức hoặc bảo mật như hợp đồng hoặc thư từ, đặc biệt nếu chúng không cần người nhận chỉnh sửa thêm. Các tệp PDF cũng có thể được bảo vệ bằng mật khẩu, và một số trình chỉnh sửa PDF còn cung cấp tùy chọn hạn chế quyền chỉnh sửa.
4. Tối Ưu Kích Thước File, Dễ Dàng Chia Sẻ
Các tệp PDF được tối ưu hóa cho việc xem và in ấn, nghĩa là chúng loại bỏ bất kỳ dữ liệu định dạng tài liệu nào không cần thiết, chẳng hạn như cấu trúc bảng và cài đặt đoạn văn, trong khi vẫn giữ nguyên hình thức. Chúng thường sử dụng đồ họa vector cho hình ảnh và mã hóa văn bản một cách hiệu quả với các font chữ được nhúng, giúp giảm kích thước tệp hơn nữa so với các tệp được lưu và gửi dưới dạng Microsoft Word.
Khi lưu tài liệu Word dưới dạng PDF bằng cách nhấn F12 và chọn “PDF” trong trường “Save As Type”, có một tùy chọn để tạo tệp PDF với kích thước tối thiểu.
Màn hình hộp thoại "Save As" trong Microsoft Word hiển thị tùy chọn lưu dưới định dạng PDF với lựa chọn "Minimum size" được đánh dấu để tối ưu dung lượng.
Thực hiện bước bổ sung này trước khi nhấp vào “Save” (Lưu) sẽ giúp giảm kích thước tệp, đồng nghĩa với việc mất ít thời gian hơn để tải lên dưới dạng tệp đính kèm email. Tôi cũng có thể đính kèm nhiều tệp hơn vào email nếu cần, và người nhận email sẽ được hưởng lợi từ tốc độ tải xuống nhanh hơn và ít không gian hơn trên thiết bị của họ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc tạo tệp PDF có kích thước tối thiểu sẽ làm giảm nhẹ chất lượng nội dung, mặc dù sự đánh đổi này thường khó nhận thấy.
Ngoài việc đảm bảo khả năng tương thích, tính toàn vẹn và nhất quán bằng cách lưu và gửi tài liệu Microsoft Word dưới dạng PDF, bạn cũng có thể thực hiện tương tự với các ghi chú OneNote, bảng tính Excel, email Outlook và trang trình bày PowerPoint. Hãy thử ngay để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn!
