Trong thế giới kỹ thuật số hiện đại, email vẫn là phương tiện giao tiếp không thể thiếu, đặc biệt trong môi trường chuyên nghiệp và công việc. Tuy nhiên, có một sự thật không thể phủ nhận: hầu hết các công ty đều biết khi nào bạn mở email của họ, nhưng bạn lại hoàn toàn mù mờ về việc liệu email mình gửi đi có được đọc hay không. Sự mất cân bằng quyền lực thông tin trong email này đang ngày càng trở nên rõ rệt. Dù nhiều người phản đối việc theo dõi email vì lý do riêng tư, quan điểm của chúng tôi tại tienichthuthuat.com là đã đến lúc người dùng cá nhân cũng nên có quyền tiếp cận các công cụ tương tự để thiết lập lại sự công bằng và minh bạch trong giao tiếp email.
Vì Sao Tính Năng Thông Báo Đã Đọc Email Thường Gây Tranh Cãi Nhưng Lại Cần Thiết?
Tính năng thông báo đã đọc (read receipts), trên bất kỳ nền tảng giao tiếp nào, luôn là một chủ đề gây tranh cãi. Nhiều người không ủng hộ tính năng này, xem nó như một sự xâm phạm quyền riêng tư, không chỉ gây áp lực buộc chúng ta phải trả lời vội vàng mà còn tạo cảm giác khó chịu khi người khác tò mò về thói quen đọc email của mình. Chúng tôi hiểu những lo ngại đó, nhưng hãy cùng xem xét một khía cạnh khác.
Thẩm phán chấp thuận tính năng thông báo đã đọc email, thể hiện sự cần thiết của việc xác nhận email trong giao tiếp.
Email ra đời từ những năm 1970 và giao tiếp kỹ thuật số đã phát triển đáng kể từ đó. Ngày nay, hầu hết chúng ta sử dụng mạng xã hội hoặc các ứng dụng nhắn tin tức thời như Zalo, Messenger, Telegram khi giao tiếp với bạn bè và gia đình – chứ không phải email. Các nền tảng này đều đã tích hợp sẵn tính năng thông báo đã đọc vào trải nghiệm cốt lõi của ứng dụng, và chúng ta đã cùng nhau chấp nhận điều này như một điều hiển nhiên!
Ngược lại, hầu hết mọi người chủ yếu sử dụng email cho các mục đích kinh doanh hoặc giao tiếp chính thức. Đây là những môi trường mà việc tăng cường tính minh bạch xung quanh giao tiếp là hoàn toàn cần thiết. Việc biết liệu tin nhắn của chúng ta đã được nhận và được xác nhận hay chưa thực sự mang lại nhiều lợi ích. Nhưng vì email truyền thống không hỗ trợ thông báo đã đọc theo mặc định, chúng ta thường chỉ biết nhìn chằm chằm vào hộp thư đến của mình, tự hỏi liệu có ai đã xem những gì chúng ta gửi hay chưa.
Các Công Ty Đã Theo Dõi Email Của Chúng Ta – Vậy Tại Sao Chúng Ta Lại Không?
Công ty trình bày các chỉ số mở email, minh họa việc doanh nghiệp đang theo dõi và phân tích hiệu suất email marketing.
Có thể bạn đã biết rằng hầu hết các email tiếp thị và bản tin mà bạn nhận được từ các công ty hoặc doanh nghiệp đều chứa một trình theo dõi (tracker) ẩn. Công bằng mà nói, thường không có ý định xấu đằng sau các trình theo dõi email này. Các doanh nghiệp sử dụng chúng để theo dõi tỷ lệ mở email của họ. Họ muốn tối ưu hóa loại email nên gửi và gửi đến ai để đảm bảo chúng được mở và đọc.
Tuy nhiên, bất kể lý do là gì, thực tế là các công ty biết liệu và khi nào chúng ta mở email của họ. Nhưng hầu hết thời gian, chúng ta lại không nhận được sự ưu ái tương tự! Khi chúng ta gửi email đến cùng các công ty này, chúng ta thường xuyên ở trong tình trạng không biết liệu tin nhắn của mình đã được nhận và đọc hay chưa, hay chúng đã biến mất vào khoảng không của một hộp thư đến lộn xộn. Điều này cho thấy một sự mất cân bằng cơ bản trong quyền lực email mà chúng tôi tin rằng cần phải được giải quyết.
Một số công ty có sử dụng các email trả lời tự động để xác nhận rằng họ đã nhận được tin nhắn của chúng ta. Tuy nhiên, điều này thường không cho chúng ta biết liệu một người cụ thể đã đọc email hay chưa, và đó mới là điều chúng ta muốn biết.
Thông Báo Đã Đọc Email: Chìa Khóa Tăng Cường Minh Bạch và Trách Nhiệm Trong Giao Tiếp Chuyên Nghiệp
Hình ảnh các phong bì email trong mê cung, tượng trưng cho sự khó khăn khi không biết thư đã được đọc hay chưa, gây lo lắng cho người gửi.
Hãy tưởng tượng thế này: bạn có một vấn đề với sản phẩm (hoặc dịch vụ) bạn vừa mua và muốn liên hệ với nhóm hỗ trợ hoặc yêu cầu hoàn tiền. Thật không may, bạn phát hiện ra rằng email là kênh liên lạc duy nhất được cung cấp, vì vậy bạn gửi tin nhắn của mình và sau đó – im lặng!
Có ai đã xem email chưa? Hay họ chỉ bận, và tôi nên là một khách hàng tốt và chờ đợi? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ nhận được email và chỉ chờ đợi thời hạn hoàn tiền trôi qua? Và đáng lo ngại nhất là – liệu họ có nhận được email của tôi không?
Bạn có thể gọi tôi là một người quá lo lắng, nhưng tôi đã nhiều lần đối mặt với tình huống bực bội này, và tôi chắc chắn nhiều bạn cũng đã trải qua điều gì đó tương tự ít nhất một lần. Tuy nhiên, nếu email có một dấu tích tương tự khi được nhận và dấu tích màu xanh khi được đọc, nó có thể giúp giảm bớt mối lo ngại này.
Nó cung cấp cho bạn thông tin cụ thể để bạn đưa ra quyết định và giảm bớt sự lo lắng. Ví dụ, nếu email đã được đọc, bạn có thể chờ đợi vài giờ để nhận phản hồi trước khi gửi email theo dõi. Tương tự, nếu email đã được nhận nhưng chưa đọc, bạn biết rằng mình không nên lãng phí thời gian với một email theo dõi mà thay vào đó nên tập trung tìm các kênh liên lạc khác hoặc ghé thăm cửa hàng của họ (nếu có).
Liệu Người Dùng Cá Nhân Có Thể Sử Dụng Thông Báo Đã Đọc Email Hiệu Quả?
Giao diện người dùng hiển thị tùy chọn yêu cầu biên nhận đã đọc email được bật, minh họa cách người dùng có thể kích hoạt tính năng này.
Sau khi chúng tôi đã trình bày những lập luận ủng hộ tính năng thông báo đã đọc email, có lẽ bạn muốn biết cách tự mình sử dụng chúng. Thật không may, không có cách hiệu quả hoặc đáng tin cậy nào để sử dụng thông báo đã đọc trong email giống như cách chúng ta có trên các ứng dụng nhắn tin. Email với tư cách là một công nghệ được thiết kế để truyền tin nhắn đơn giản mà không có bất kỳ chức năng thông báo đã đọc gốc hoặc phổ quát nào.
Các trình theo dõi (trackers) được tạo ra sau này dựa trên nhu cầu của mọi người. Chúng thường là các hình ảnh 1×1 vô hình (được gọi là tracking pixels) tải lên khi bạn xem email, ngay lập tức thông báo cho người gửi rằng bạn đã mở tin nhắn của họ. Do đó, nếu trình theo dõi không tải được (ví dụ: tính năng tự động tải hình ảnh bị tắt), ngay cả khi email được mở, bạn cũng sẽ không biết – khiến nó trở thành một công cụ không đáng tin cậy.
Hơn nữa, việc thêm trình theo dõi vào email không hề dễ dàng. Đây thường là một tính năng trả phí bạn nhận được khi đăng ký dịch vụ tiếp thị email – mà các công ty sử dụng để gửi cho bạn các email tiếp thị. Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ tiếp thị email để theo dõi có thể cho phép nhà cung cấp dịch vụ truy cập vào siêu dữ liệu của email hoặc, trong một số trường hợp, nội dung email, điều này lại là một cấp độ mới của mối lo ngại về quyền riêng tư email.
Chúng tôi cũng cần đề cập rằng ở một số nơi, như Liên minh Châu Âu theo GDPR, việc theo dõi email là bất hợp pháp nếu không có sự cho phép rõ ràng từ người nhận. Hầu hết các doanh nghiệp đều có được sự cho phép này từ bạn khi bạn đăng ký với họ. Nhưng đối với một người bình thường – với tư cách là một cá nhân không phải doanh nghiệp – việc có được sự cho phép này sẽ rất khó khăn.
Mặc dù vậy, có một vài dịch vụ email như Outlook và Google Workspace (không nhầm lẫn với tài khoản Gmail cá nhân) có hỗ trợ thông báo đã đọc email mà không cần trình theo dõi. Ví dụ, trong ứng dụng Outlook mới, bạn có thể vào tab “Tùy chọn” khi đang soạn email và nhấp vào “Yêu cầu Biên nhận Đã đọc” và “Yêu cầu Biên nhận Gửi”.
Giao diện gửi email của Outlook với tùy chọn yêu cầu biên nhận đã đọc và biên nhận đã gửi được bật, thể hiện cách cấu hình thông báo.
Tuy nhiên, phương pháp này thường yêu cầu người nhận phải đồng ý với biên nhận đã đọc. Nếu họ từ chối, bạn lại một lần nữa không biết được thông tin. Hơn nữa, người nhận thậm chí có thể không nhìn thấy hộp thoại “Gửi lại Biên nhận Đã đọc”, vì ứng dụng email họ đang sử dụng có thể chặn nó.
Do đó, nếu bạn không phải là doanh nghiệp và muốn thêm thông báo đã đọc vào email của mình, việc sử dụng Outlook hoặc các ứng dụng email tương tự là một trong những cách đơn giản nhất và tuân thủ pháp luật để biết liệu email của bạn có được mở hay không.
Đó là lý do tại sao chúng ta cần chuẩn hóa và chấp nhận rộng rãi hơn tính năng thông báo đã đọc email. Công nghệ đã tồn tại, và hiện tại nó đang được các công ty và tổ chức sử dụng để theo dõi và thu thập dữ liệu. Chúng tôi mong muốn một sự triển khai được chuẩn hóa, để chúng không còn không đáng tin cậy như hiện tại, và người dùng bình thường có thể sử dụng chúng tương tự như thông báo đã đọc trên các ứng dụng mạng xã hội.
Tuy nhiên, không phải ai cũng muốn “đánh trả” bằng cùng một cách. Có thể bạn muốn “dập lửa bằng nước”! Trong trường hợp đó, có một vài cách để ngăn người khác xem khi bạn mở email của họ mà bạn có thể thấy hữu ích!
Kết Luận
Tóm lại, trong kỷ nguyên số nơi thông tin là sức mạnh, việc thiếu khả năng biết liệu email cá nhân của bạn đã được đọc hay chưa tạo ra một sự mất cân bằng đáng kể. Trong khi các doanh nghiệp tự do sử dụng công nghệ theo dõi để tối ưu hóa chiến dịch của họ, người dùng cá nhân lại bị bỏ lại trong bóng tối của sự không chắc chắn.
Việc chuẩn hóa và tích hợp rộng rãi tính năng thông báo đã đọc email không chỉ mang lại sự minh bạch cần thiết mà còn tăng cường trách nhiệm giải trình trong mọi hình thức giao tiếp chuyên nghiệp. Từ việc giải tỏa lo lắng khi chờ đợi phản hồi từ bộ phận hỗ trợ khách hàng đến việc đưa ra các quyết định hành động dựa trên thông tin đáng tin cậy, tính năng này có thể thay đổi cách chúng ta tương tác qua email.
Dù hiện tại vẫn còn những thách thức về công nghệ và pháp lý, nhu cầu về một phương tiện giao tiếp email công bằng và hiệu quả là rõ ràng. tienichthuthuat.com tin rằng việc mở rộng quyền truy cập vào thông tin “đã đọc” cho tất cả mọi người sẽ là bước tiến quan trọng hướng tới một môi trường email minh bạch và đáng tin cậy hơn.
Bạn nghĩ sao về tính năng thông báo đã đọc email? Bạn có ủng hộ việc triển khai rộng rãi nó cho người dùng cá nhân không? Hãy chia sẻ quan điểm của bạn trong phần bình luận bên dưới!
